Guide utilisateur des Forums Ouverts

UN RAPIDE GUIDE UTILISATEUR DES FORUMS OUVERTS

Par Harrison Owen

Traduction en français de Th. Fayret de la page internet :

http://www.openspaceworld.com/users_guide.htm

I _ LES EXIGENCES D’UN FORUM OUVERT

II _ LA STRUCTURE DE BASE

III _ LE « LEADERSHIP »

IV _ QUAND NE PAS UTILISER UN FORUM OUVERT

V _ CRÉATION DE FORUMS OUVERTS (Présentation de l'évènement)

I _ LES EXIGENCES D’UN FORUM OUVERT

Un forum ouvert ne requière que très peu d’éléments à l’avance. Il doit y avoir un thème clair et convaincant, un groupe intéressé et engagé, une heure et un lieu, et un animateur (facilitateur). Les programmes détaillés préparé à l’avance, les plans et la matière sont non seulement inutiles, mais ils sont aussi généralement contre-productifs. Ce guide d'utilisation s'est avéré efficace pour la plupart des nouveaux animateurs et des nouveaux groupes. Bien qu'il y ait beaucoup de choses supplémentaires qui peuvent être enseignées sur le fonctionnement d’un forum ouvert, cela va vous aider à démarrer. Certains contenus qui apparaissent également dans le livre ont été inclus ici afin de présenter une vision relativement complète.

LE THÈME

La définition d’un exposé moteur du thème est un point essentiel, car il sera le principal mécanisme d’orientation des discussions et sera le moteur de la participation. Cependant, l’exposé du thème ne peut pas être long, sans intérêt, avec une énumération de buts et d’objectifs. Il doit avoir la capacité d'inviter à la participation en étant assez spécifique pour indiquer la direction, tout en étant suffisamment ouvert pour permettre à l'imagination du groupe de prendre la suite.

Il n'y a pas de formule magique pour faire cela, ce qui inspire un groupe sera totalement démotivant pour un autre. Une façon de penser l’exposé du thème est comme l’ouverture du premier paragraphe d'une histoire vraiment passionnante. Le lecteur doit avoir suffisamment de détails pour savoir dans quelle direction part le récit et quels seraient les possibles aventures. Mais "dire tout" au début, serait peu propice à ce que le lecteur s’engage. Après tout, qui lirait une histoire qu'il connaîtrait déjà?

LE GROUPE

Le groupe doit être intéressé et engagé. A défaut, le forum ouvert ne fonctionnera pas. Les recettes pour produire de la vraie créativité dans un groupe sont une vraie liberté d’action et une réelle responsabilité. La liberté permet l'exploration et l'expérimentation, tandis que la responsabilité assure que les deux seront poursuivis avec rigueur. L'intérêt et l'engagement sont les conditions préalables à l'utilisation responsable de la liberté. Il n’y a aucune façon connue qui permette de forcer l’intérêt et l’engagement de personnes. L’intérêt et l’engagement doivent être une condition préalable.

Une façon de s'assurer de l’engagement et l'intérêt est de rendre la participation à un forum ouvert entièrement volontaire. Les gens qui viennent devraient être là parce qu'ils veulent être là. Il est également impératif que tous les participants sachent dans quoi ils mettent les pieds, avant leur arrivée. Evidemment, ils ne peuvent pas connaître les détails des discussions qui n’ont pas encore eu lieu. Mais ils peuvent et doivent être mis au courant des grandes lignes. Un forum ouvert n'est pas pour tout le monde et une personne non volontaire ou mal informée n'est pas seulement une contradiction en soi, cela peut aussi devenir très destructeur.

Cela soulève évidemment la question de ce qu’il faut faire avec les personnes que vous souhaitez faire participer, mais qui, pour une raison quelconque, ne partagent pas votre désir. Il y a deux possibilités. La première consiste à prévoir deux sessions, et prendre le parti que la première cession sera tellement gratifiante, que les témoignages positifs convaincront les récalcitrants. L'alternative est de respecter la volonté des personnes concernées. En dernière analyse, il reste vrai que l’authentique méthode ne s'effectue que sur la base de l'intérêt et l'engagement, et il n'y a absolument aucun moyen de forcer cela.

La taille du groupe n'est absolument pas essentielle. Cependant, il semble y avoir une limite basse à 20 participants. A moins de 20, vous aurez tendance à perdre la nécessaire diversité qui conduit à un échange authentique. À l’opposé, des groupes de 400 fonctionnent très bien et il n'y a aucune raison de croire que le nombre ne pourrait pas être augmenté.

L’ESPACE

L'espace requis est important, mais il n'est pas nécessairement élaboré ou élégant. Vous aurez besoin d'une salle assez grande pour contenir l'ensemble du groupe, avec un espace suffisant pour que les participants puissent facilement se déplacer. Les tables ou des bureaux sont inutiles, ils gêneront probablement les déplacements. Par contre, des chaises mobiles sont essentielles.

La configuration initiale est un cercle avec un grand mur blanc quelque part dans la salle. Le mur doit être exempt de fenêtres, portes, rideaux, et avec une surface qui permet de coller du papier avec du ruban adhésif. Le mur doit également être suffisamment long pour que l'ensemble du groupe puisse se présenter devant, sans jamais être plus de trois à quatre en profondeur. Le centre du cercle est vide. Après tout, nous parlons bien de Forum Ouvert (Open Space).

Si la salle est très grande, d'autres espaces de calme peuvent ne pas s’avérer nécessaires, mais ils seront toujours utiles. Le mieux est le genre d’environnement dans lequel il y a abondance d'espace commun. Si vous envisagez d'utiliser un centre de conférence ou un hôtel, trouvez-en un avec beaucoup de recoins, de vestibules ou sur un espace ouvert, où les gens peuvent se rencontrer, discuter et travailler en paix, sans déranger les autres.

LE TEMPS

Le temps nécessaire dépend de la spécificité du résultat souhaité. Même un grand groupe peut atteindre des niveaux élevés d'interaction combinée, avec un réel sentiment d'avoir exploré les questions, dans une durée de huit heures. Toutefois, si vous voulez aller plus loin que cela, afin de tirer des conclusions et des recommandations définitives (comme ce serait le cas pour une planification stratégique ou la conception de produits), le temps nécessaire peut s'étendre sur deux ou trois jours.

Le plus important n’est pas la durée, mais le respect de l’intégrité du temps. Un forum ouvert ne fonctionnera pas s’il est interrompu. Cela signifie que les « passages » devraient être découragés. Ceux qui viennent doivent être là au début et rester toute la durée, quand c’est possible. De même, une fois que le processus commence, il ne peut être interrompu par d'autres évènements ou par des présentations. Celles-ci peuvent venir avant ou après, mais jamais pendant.

II _ LA STRUCTURE DE BASE

S'il est vrai qu’un forum ouvert n'a pas de programme pré-établi, il doit avoir une structure ou cadre général. Ce cadre ne vise pas à dire aux participants ce qu’ils doivent faire et quand. Il crée plutôt un environnement favorable dans lequel les participants peuvent répondre aux questions qu’ils se posent.

Le cadrage minimum comprend : l'Ouverture, l'Ordre du jour, le Forum Ouvert, et la Conclusion. Ces éléments suffisent pour des évènements pouvant durer jusqu'à une journée. Pour des temps plus longs, il faudra rajouter : les Annonces du matin, les Nouvelles du soir et probablement une Célébration.

Une structuration d’un Forum Ouvert utilisant tous les éléments précités est décrite chapitre V. Si l'évènement que vous prévoyez dure plus longtemps que la période indiquée, il suffit de reproduire la journée intermédiaire. S’il est plus court, vous trouverez que l'Ouverture, le Forum ouvert et la Conclusion suffiront. De manière générale, le temps minimum requis est de cinq heures, mais que son découpage est plutôt serré.

OUVERTURE

Nous avons constaté qu'une ouverture très informelle fonctionne bien, surtout si le groupe impliqué est un groupe de travail déjà formé. Un repas du soir et un temps de remise en route ouvrira normalement la séquence.

Si le groupe ne se connaît pas avant, une astuce simple est de demander à tous les participants de se présenter en donnant leur nom et en racontant une histoire courte de leur vie, pour illustrer ce qu'ils sont. Cela marche généralement bien.

Les exercices plus encadrés pour « briser la glace » ne semblent pas bien fonctionner, et plus embêtant, risquent de donner le mauvais ton. Après tout, nous voulons un Forum Ouvert.

CREATION DE L’AGENDA

C'est le moment où le groupe doit comprendre ce qu'il veut faire. Les détails de cette phase sont décrits chapitre V.

FORUM OUVERT

C'est exactement ce que signifient les mots, des Forums Ouverts et du temps pour le groupe pour faire son travail. Il n'y a littéralement rien ici, au début.

ANNONCES

Une courte période tous les matins pour le groupe de rattraper son retard sur ce qu'il fait, où, quand et comment. Rien d'élaborer, pas de discours, juste les faits, rien que les faits.

NOUVELLES DU SOIR

C'est généralement un temps de réflexion et parfois d’amusement. Ne pas confondre avec une session formelle de comptes rendus. L'approche est «Quelle est l'histoire? » … avec les participants qui fourniront volontairement le récit.

CELEBRATION

Si votre forum ouvert est comme tous ceux que nous avons vu, en particulier ceux de plusieurs jours, lors de la dernière soirée, il sera temps de fêter l’évènement, entre d’autre terme, de faire la fête.

Même lors des réunions sérieuses comme la préparation du plan stratégique de l'entreprise, « quand c'est fini, c'est fini ». Les participants devront se réjouir en fêtant cela. Nous vous suggérons de faire la fête dans l'esprit et dans la manière du reste de l'événement. Cela signifie de ne pas le planifier à l'avance. Il peut être utile d'avoir de la musique enregistrée si les personnes aiment danser, mais vous trouverez sans aucun doute que le talent dont vous avez besoin est déjà disponible, dans les personnes présentes. Utilisez-le. Sketches, chansons, commentaires humoristiques de ce qui s'est passé rempliront amplement la soirée et ajouteront à l'expérience.

CONCLUSION

Nous essayons d’avoir une conclusion simple et sérieuse. Simple en ce sens qu'il n'y a pas de présentations formelles et de discours. Mais sérieuse, car c'est le moment pour l'annonce des engagements, les prochaines étapes et les observations sur ce que l'événement a voulu dire. La meilleure façon de faire la conclusion est dans un cercle, sans «table d'honneur ». Démarrer n'importe où, et faire le tour du cercle en donnant, à chaque participant qui le souhaite, la possibilité de dire ce qui était important et ce qu'il propose de faire. Mais qu'il soit clair que personne n'a l’obligation de dire quoi que ce soit.

Dans de très grands groupes, une prise de parole par tout le monde est évidemment impossible, mais deux ou trois participants peuvent être appelés à le faire volontairement.

RAPPORTS OFFICIELS

Les cessions de compte rendu officiel (rapporteurs) sont apparemment devenues une partie intégrante de la vie des conférences. Cependant, elles nous apparaissent ennuyeuses et généralement non-productives. Il n'y a jamais assez de temps pour chaque groupe afin de dire tout ce qu'il voulait et quand suffisamment de temps est alloué, la majorité des participants à la conférence s’en désintéresse, à un moment donné.

Comme alternative, nous vous recommandons d'utiliser un système de traitement de texte simple, un système de conférence par ordinateur, ou les deux.

Lors d’une récente conférence impliquant 200 participants, 65 rapports de groupes de travail ont été créés (un total de 200 pages) et étaient disponibles lorsque que les participants ont quitté la conférence. Techniquement, tout ce qui est requis est un pool d'ordinateurs (des ordinateurs portables de faible puissance feront l'affaire) et la demande à chaque organisateur de groupe d’entrer les résultats de leurs délibérations dans le système. Ils peuvent, soit saisir eux-mêmes, soit avoir recours à un petit groupe de secrétaires qui fera le travail pour ceux qui ne savent pas faire eux-même. Nous imprimons chaque rapport, comme il a été rédigé et nous l'accrochons sur le mur, offrant un accès temps réel aux comptes rendu des débats.

L'avantage évident est ici que les participants trouvent ce qui se passe, en même temps que cela se produit, plutôt que d'attendre la fin, quand il est trop tard. Bien sûr, avoir le compte rendu à la fin de la conférence, plutôt que six mois plus tard, est une surprise agréable et positive.

REPAS

Vous remarquerez que les repas ne sont pas inscrits à l'ordre du jour et il n'existe aucune pause-café non plus. La raison est assez simple : une fois que le Forum Ouvert commence à fonctionner en petits groupes, il n’y a habituellement aucun moment où quelque chose n'est pas en route. En accord avec le troisième principe, chaque chose aura lieu en son temps. Tout cela crée un petit problème, mais pas un problème insoluble pour des choses comme les repas et les pauses-café.

Notre solution est de laisser à disposition un café et autres rafraîchissements dans la salle de réunion principale, afin que les personnes se servent quand elles sont disponibles pour cela. Pas besoin de faire rentrer tout le groupe dans des séquences figées et d'arrêter une discussion importante simplement parce qu'il est temps de la pause-café. De même avec les repas. Nous proposons des buffets, ouverts et disponibles sur une période de plusieurs heures, pour que les participants puissent manger quand ils le souhaitent. Il y a deux exceptions aux repas / pause-café flexibles : un dîner d'ouverture s'il en existe un, et le dîner de la dernière soirée.

Le point important est que le rythme et l’agenda du Forum Ouvert doivent être déterminés par les besoins du groupe et de ses processus d'apprentissage, et non par les exigences de la restauration.

III _ LE « LEADERSHIP »

La direction d'un forum ouvert est à la fois extrêmement simple et très délicate. La simplicité vient du fait que le groupe lui-même va et doit générer ses propres leaders. La partie délicate est de laisser cela se produire.

Les exigences imposées au responsable initial du groupe sont donc limitées, mais importantes.

Traiter des aspects limités de la direction du groupe est plus facile et peut donc être fait en premier. Ces fonctions sont ici pour régler l'heure, le lieu et le thème. Heure et le lieu sont simplement la question du « où » et du « quand », qui ont tous deux été discuté ci-dessus. La définition de la thématique consiste à écrire une déclaration décrivant le point de départ du groupe et vers où l’on espère aller en termes très globaux.

Maintenant nous arrivons à la partie la plus délicate. Diriger un forum ouvert exige un style que certains peuvent trouver inconfortable et contre-intuitif. Cela est particulièrement vrai pour ceux qui assimilent diriger et contrôler. Il ne fait aucun doute que lorsque nous savons exactement ce que nous faisons et où nous voulons aller (comme c'est probablement le cas, par exemple, dans un processus de fabrication), des contrôles rigoureux sont essentiels. En fait, le contrôle est au cœur même d'une bonne gestion. Cependant, nous nous retrouvons en difficulté lorsque nous interprétons le fait de diriger comme une sorte de gestion évoluée, avec pour conséquence : si le gestionnaire contrôle, celui qui dirige doit aussi absolument contrôler.

Aujourd'hui, dans un monde marqué par un élargissement des espaces ouverts et de la complexité, les dirigeants possédant une certaine finesse (sensibilité) savent trop bien que la plupart des choses qu'ils ont à traiter est au-delà de leur contrôle, et peut-être même hors de contrôle.

Définir un dirigeant comme celui qui contrôle ne peut conduire qu’à l’échec. Mais ce n'est pas la seule façon de le définir. Gandhi décrit le chef comme un homme qui devine de quel côté un défilé se dirige, puis coure pour atteindre la tête de celui-ci. La fonction de direction est de fournir un point focal pour donner la direction, et non de définir et de contrôler, minute par minute, un plan d’actions. Les détails doivent être laissés aux troupes, ce qui signifie entre autres choses, qu’il faut leur faire confiance.

En aucun cas, un dirigeant peut résoudre tous les problèmes ou diriger toutes les actions. Diriger un forum ouvert exige que quelqu’un donne la direction, définisse et honore l'espace, et laisse aller.

Il y a quatre principes et une loi unique qui servent de guides pour l’animateur et tous les participants

Les 4 principes sont les suivants:

Tous ceux qui viennent sont les bonnes personnes
Quoiqu'il se passe, c'est la seule chose qui aurait pu se passer
Quel que soit le moment où cela commence, c'est le bon moment
Quand c'est fini, c'est fini

Tous ceux qui viennent sont les bonnes personnes

Le premier principe rappelle à tous le fait évident que les personnes présentes sont les seules à être là. Tout ce qui sera fait le sera avec elles, ou pas du tout. Il ne sert donc à rien de se soucier de tous ceux qui auraient dû venir, peut-être pourrait venir, mais ne sont pas là. Il est essentiel de se concentrer sur ceux qui sont là. D'une façon étrange, l'expérience montre que le groupe présent est toujours le bon groupe.

En termes plus concrets, il a été découvert que si un groupe est fortement impliqué dans le problème en question et enthousiasmé par les perspectives, cette implication et cet enthousiasme sont contagieux et d'autres rejoindront bientôt le groupe. Même si l'expertise technique présente n’est pas de premier ordre, un groupe engagé trouvera l'expertise nécessaire. Par contre, si tous le temps est consacré à se dire que le groupe n'est ni bon ni compétent, c’est toujours un cas où le groupe finit par oublier ses attentes.

Nous ne disons pas cela pour suggérer que l'effort ne soit pas fait avant la réunion pour être sûr que les invitations sont étendues aux personnes importantes. Ou bien que ces personnes là ne doivent pas être spécialement invitées à participer. Toutefois, lorsque la réunion démarre, il est incontestablement vrai que : « ceux qui sont venus sont ceux qui sont venus ». Quel que soit ce qui se fera, ce sera fait par eux, ou pas du tout.

Quoiqu'il se passe, c'est la seule chose qui aurait pu se passer

Le deuxième principe est encore une autre évidence. Étant donné le thème mis en réflexion et les personnes présentes, ce qui arrive est la seule chose qui peux arriver. Changer les participants, l’heure, le lieu, ou le thème, et quelque chose d’autre se produira. Il est bien sûr possible que le résultat de la rencontre soit un lamentable échec, mais l'expérience montre qu'un tel résultat négatif est généralement produit par des attentes négatives. Attendez le pire, et vous l’obtiendrez très souvent.

Les attentes sont en effet un point important. Soyez prêt à être surpris … positivement. Ceux qui viennent à un Forum Ouvert avec une liste précise et détaillée de résultats escomptés seront frustrés. Plus que cela, ils vont inévitablement manquer les choses positives et utiles qui se produiront. Jamais avant ou après ce groupe ne se réunira à cette heure et dans ce lieu. Personne ne peut prédire l'effet de synergie qui aura lieu lorsque ces personnes-là travailleront ensemble. Certaines des choses qui arriveront ne seront pas utiles. Mais c'est la fonction particulière de l’animateur que d'élever les attentes du groupe et d'accroître leur réceptivité aux occasions qui se présentent, quels qu'elles soient.

Voici le point le plus difficile et important pour diriger un Forum Ouvert. Celui qui dirige doit vraiment faire confiance au groupe pour trouver sa propre voie. Les tentatives de la part de celui qui dirige pour imposer des résultats spécifiques ou l'ordre du jour feront totalement avorter le processus. Toute personne qui n'est pas tout à fait prêts à lâcher son propre ordre du jour détaillé ne devrait pas diriger un Forum Ouvert.

Quel que soit le moment où cela commence, c'est le bon moment

Le troisième principe semblera mauvais à tous ceux dont les vies ont été dictées par une horloge, ce qui est à peu près … nous tous ! La sagesse collective dit que si vous voulez que quelque chose soit fait, vous devez commencer à l'heure. La sagesse collective est juste, aussi longtemps que vous savez ce que vous allez faire et comment le faire. A coté de cela, quand la créativité et l'apprentissage sont concernés, l'horloge peut être un handicap plus qu'une aide. Les choses vont commencer quand elles seront prêtes et quelque soit ce moment, ce sera le bon moment.

En fait, quand les temps d'apprentissages créatifs arrivent, cela semble se faire à son propre rythme. En d'autres termes, les horloges ne semblent plus avoir beaucoup d’importance. L'environnement du Forum Ouvert fournit le cadre nutritif pour l'activité créatrice, et ceux qui dirigent dans cet environnement doivent garder un œil sur le processus de création et oublier l'horloge. Quand "cela" arrive, cela arrive en son temps et la planification d'une percée pour les 10 heures est non seulement un exercice futile, mais c’est aussi parfaitement destructeur d’un Forum Ouvert.

Les Forum ouverts ont lieux bien sûr pendant un temps donné, ce qui signifie qu'il doit y avoir un temps pour le début et un temps pour la fin. Mais tout entre les deux doit pouvoir suivre son propre cours.

Quand c'est fini, c'est fini

Le dernier principe est à évidence, mais est un point qui peut être oublié. L'apprentissage en profondeur et la créativité ont leur propre cycle de vie interne. Ils peuvent prendre plus ou moins de temps, mais quand ils arrivent au bout, c’est fini. Parfois, cela signifie que nous devons consacrer plus de temps que prévu, mais le plus souvent, c’est l'inverse qui se produit. Les temps de création ont la mauvaise habitude de se produire très rapidement et ce n’est pas parce que la session ou la réunion était planifiée sur deux heures qu’il faut s'asseoir et perdre son temps. Quand c'est fini, c'est fini.

Enfin nous arrivons à LA LOI des Forums Ouverts. Il s'agit d'une loi dans le sens où tous les participants doivent la respecter, sinon le processus ne fonctionnera pas. Nous l'appelons « la loi des deux pieds ». En bref, cette loi stipule que tout individu a deux pieds et qu’il doit être prêt à les utiliser.

La responsabilité de la réussite de tout Forum Ouvert réside en une seule personne : chaque participant. Chaque personne individuellement peut faire la différence et doit faire la différence. Si ce n'est pas vrai dans une situation donnée, chacun devra prendre la responsabilité d'utiliser ses deux pieds pour aller dans un nouveau lieu, où il fera une différence.

Ce départ ne doit pas se faire dans la colère ou l'hostilité, mais seulement après avoir remercié les personnes impliquées et le forum qu'ils occupent. Par la parole ou un geste, indiquer que vous n'avez plus rien à dire en terme de contribution, leur souhaiter bonne continuation, puis partir et faire quelque chose d'utile ailleurs.

IV _ QUAND NE PAS UTILISER UN FORUM OUVERT

Tout comme il y a des personnes qui ne doivent pas diriger un Forum Ouvert, il y a aussi des situations dans lesquelles la technique du Forum Ouvert n'est pas appropriée et peut-être même contre-productive. Les Forums Ouverts sont efficaces lors d’un apprentissage réel, d'un processus d’innovation et qu’une prise de distance par rapport à la norme sont nécessaires. Lorsque vous n'êtes pas certain de la situation dans laquelle vous êtes, pas très clair sur l'endroit où vous voulez aller et que vous avez besoin des meilleures idées et du soutien de tous ceux qui souhaitent s’impliquer, la technique des Forums Ouverts vous fournira des moyens d’actions.

A l’opposé, si l’état présent et la position future sont très clairs, avec toutes les étapes intermédiaires, les Forums Ouverts ne sont pas seulement une perte de temps, ils seront très frustrants. Pour prendre un exemple très terre-à-terre : si la tâche à accomplir est la mise en œuvre d'une technologie connue, comme un programme de traitement de texte ou d'une procédure établie de bureau, inviter à être créatif et inventif est tout à fait hors de propos. Ils n’ont tout simplement qu'à acquérir les compétences et les méthodes nécessaires. Il n'y a aucun mystère. Il suffit juste de faire.

V _ CRÉATION DE FORUMS OUVERTS (Présentation de l'événement)

Après ce préambule qui décrit l’ensemble, il est temps de rentrer dans le cœur de l'événement. Ce qui suit est une description opérationnelle (parcours scénique) du format que nous avons utilisé. Mais s'il vous plaît, ne le traiter pas comme un script immuable. Les besoins de votre groupe, ainsi que votre propre style détermineront en fin de compte la meilleure route à suivre.

S'il s'agit d'une « première fois » pour vous en tant qu’animateur, nous vous suggérons fortement de faire des répétitions pour vous entraîner. Commencez par devenir complètement familiarisé avec la description opérationnelle ci-dessous. Imaginez que vous êtes réellement en train de diriger un groupe et de lire le script. Faites cela jusqu'à ce que vous n'ayez plus besoin de script, puis aller plus loin. Oubliez les mots du script et utilisez vos propres mots. À partir de là, vous êtes probablement prêt pour un vrai groupe, mais ne faites pas votre premier groupe dans un cadre risqué. Trouvez des amis et des collègues qui veulent bien jouer le rôle du groupe. Ils doivent avoir plaisir à le faire et vous en aurez aussi. En fait, avoir du plaisir est l'indicateur clé pour dire que vous êtes prêt à prendre un groupe en main pour de vrai. Si ce n'est pas plaisant, ne le faites pas. Peut-être ne devriez-vous jamais le faire ou peut-être avez-vous juste besoin de plus de pratique. Mais amusez-vous.

Supposons maintenant que votre groupe est rassemblé en cercle, avec le grand mur blanc derrière eux. Vous marchez dans le centre et commencez :

« Le thème de ce rassemblement est _________. Dans les __ jours prochains, nous allons développer nos meilleures pensées autour des enjeux et opportunités associés à notre thème. »

« Avant de commencer, je veux vous faire observer le mur blanc. C'est notre ordre du jour. Juste par curiosité, combien de fois avez-vous déjà été à une réunion où l'ordre du jour était un mur complètement blanc ? »

« Si vous vous demandez comment vous avez pu vous fourrer dans tout cela, ou même pire, comment vous allez vous en sortir, vous devez savoir alors que les Forums Ouverts sont une nouvelle approche, ce n’est pas l’inconnu. Des groupes dans le monde entier, certains jusqu’à 400 participants, créés régulièrement leurs propres programmes de réunions, sur plusieurs jours, en moins d'une heure. Ils gèrent ensuite par eux-mêmes toute l’opération. Bien que ce ne soit pas un concours, il n'y a aucune raison pour que vous fassiez moins bien que ceux qui vous ont précédés. »

Il est intéressant de s'arrêter là un instant. Permettez-leur de regarder le mur blanc et de bien comprendre qu'il n'y a pas d'ordre du jour, sauf s’ils le font. Certaines personnes commenceront à se sentir un peu nerveux, et d'autres ne le seront manifestement pas, mais la nervosité (anxiété) est à ce stade un atout, car elle indique l'énergie disponible ou de l'intelligence qui ne demandent qu'à produire. La technique est d'attendre assez longtemps pour qu'elle se construise, mais pas assez longtemps pour que les personnes remettent en question ce qu'ils font, ou pire encore, entament une discussion sur l'ensemble du processus. Si ce genre de discussion commence, vous aurez perdu l’instant. Donc, faites une pause et puis passer à la suite.

« Pour aller « d’ici à là » nous allons utiliser deux choses très simples : le Tableau d’affichage public et la Place du marché. Dans quelques instants, je vais vous demander d'identifier tout problème ou toute opportunité que vous voyez autour de notre thème. Vous lui trouverez un titre court pour l’écrire sur le papier fourni. Levez-vous alors face au groupe et dite quel est votre titre, puis accrocher votre papier sur le mur. Assurez-vous que vous avez un intérêt réel pour cette question et que ce n'est pas seulement une bonne idée à donner à faire à quelqu'un d'autre, car vous serez appelé à prendre personnellement la responsabilité de la discussion sur ce sujet. Cela signifie qu’il faudra dire où et quand le groupe se réunira, faire la convocation du groupe et entrer les résultats de vos discussions dans notre système informatique (si vous utilisez un système). Vous pouvez proposer autant de questions que vous le souhaitez, et si à la fin de la journée, vous ne voyez pas votre question sur le mur, il y aura qu’une seule personne à qui se plaindre : vous-même. »

« Une fois que toutes les questions sont en place, nous pourrons alors ouvrir la Place du marché du village et tout le monde sera invité à venir près du mur pour s’inscrire, à aussi peu ou autant de groupes qu'il le souhaite. A partir de là, vous vous prendrez en charge. »

«Même si un Forum Ouvert est vraiment ouvert, il y a certains principes et une loi que nous devons garder en tête. Les quatre principes sont... [Voir ci-dessus]. Et la loi est ce que nous appelons la loi des deux pieds. Tout le monde les a.... [voir ci-dessus]. »

Nous estimons que cela aide d'écrire les quatre principes et la loi sur une grande feuille de papier qui peut être accrochée sur un mur pour y faire référence ultérieurement.

« En gardant à l'esprit ces quatre principes et la loi, il est maintenant temps de se mettre au travail. A partir de maintenant, il y a une question pour commencer. Quels sont les enjeux et les opportunités autour de notre thème, pour lesquels vous auriez un véritable intérêt et prendriez une vraie responsabilité ? »

« Et lorsque vous avez identifié un problème, trouvez-lui un titre court, écrivez-le sur le papier fourni et signez-le. Laissez de la place en bas pour que d’autres puissent s’inscrire. »

Si vous avez un groupe relativement important (25 et plus), il est utile d'avoir une pile de papier disponible au centre du cercle. Un panier de marqueurs aidera également. La feuille de papier doit être suffisamment grande pour qu’une fois collée au mur, elle puisse être facilement lue par le groupe à partir d'une distance d'environ 3 mètres.

« Dès que vous êtes prêt, levez-vous là où vous êtes, lisez votre titre et allez coller la feuille sur le mur. N’attendez pas d'y être invité. Allez-y, quand vous êtes prêt. »

Continuez jusqu'à ce que toutes les personnes ayant un sujet sur lequel elles souhaitent travailler l’aient affiché sur le mur. Il y aura du bruit et de la confusion, ce qui est positif et bon, mais faites attention à ce que chacun puis s’entendre. Plus important, ne laissez pas les participants commencer à discuter de l'un des sujets à ce stade. Il y aura tout le temps pour cela.

Quand il vous semble que tous les sujets ont été affichés sur le mur, demandez s’il y en a encore, puis dirigez l'attention du groupe sur le mur. Si votre groupe est comme tous les autres avec lesquels nous avons travaillé, le mur doit maintenant être recouvert de choses à faire. Vous pourriez dire quelque chose comme :

« Pour ceux d'entre vous qui se demandaient si nous aurions quelque chose à faire, vous pouvez jeter un œil sur notre mur. Vous pouvez aussi noter que nous avons généré les éléments de notre ordre du jour en moins de ____ minutes. »

« Notre prochaine action est de savoir qui va faire quoi, quand, et où. Pour avancer là-dessus, je demande que toutes les personnes qui ont un sujet sur le mur rejoignent leurs feuilles et notent dessus l'heure et l'endroit où son groupe va se réunir. »

« Assurez-vous que votre nom est sur la feuille. Par exemple, votre groupe se réunira de 10 heures-12 heures dans la salle de conférence C, ou peut-être à la piscine. L'espace est réparti suivant la règle de base : premier arrivé, premier servi. »

Avant cette partie du programme, l’animateur devra afficher une liste des lieux de réunions disponibles. Bien sûr, si vous êtes le seul groupe dans un centre de conférence, le problème d'espace est simplifié, et les groupes peuvent se rencontrer partout où ils se sentent à l'aise.

« Ne vous inquiétez pas à propos des conflits. Nous allons travailler tout cela dans un instant. Une fois que vous avez sélectionné un temps, déplacez votre document sur la partie appropriée du mur. Si vous souhaitez vous retrouver au début, mettez-le sur le côté gauche . Pour la fin, placez-le sur la droite. Ceux qui veulent se rassembler entre les deux, mettez au milieu. »

Pour les réunions dépassant la durée d'une journée, il est utile de diviser le mur avec du ruban adhésif en autant de sections qu'il y a de jours. Vous pouvez également poster des annonces du matin avec un temps au début de chaque journée, et Nouvelles du soir juste avant le souper. Les séparations de temps supplémentaires ne sont pas nécessaires. Elles se feront naturellement en chemin.

« Pendant qu'ils font cela, les autres pourraient aussi se lever et jeter un œil sur les différentes propositions. Lorsque vous en trouvez une qui vous intéresse, dans laquelle vous pourriez apprendre ou contribuer, mettez votre nom en bas de la feuille. Inscrivez-vous autant de fois que vous le souhaitez et ne vous inquiétez pas pour les conflits. Nous allons prendre soin de cela dans une minute. Cela peut sembler un peu chaotique, mais il s'avère que le chaos est la façon dont les « champs de l'esprit » sont labourés pour que de nouvelles idées puissent pousser. »

À ce stade, les choses sont susceptibles d'être assez bruyantes et certains pourraient même dire chaotiques. Les animateurs qui ont l’habitude d’avoir des choses qui arrivent dans un silence relatif et dans un ordre strict peuvent devenir très nerveux. Ce n’est pas un problème d'être nerveux, mais n'essayez pas d’arranger les choses. Le groupe prendra soin de lui-même. Un peu de chaos à cette étape est une chose bonne et nécessaire. Tout d'abord, tout le monde a probablement besoin d’une pause et d’une bonne conversation. Mais surtout, la hausse du niveau de bruit est l’indication positive que le groupe est en train de se mettre au travail et que de bonnes choses vont se produire.

Laisser le groupe bouillonner ainsi quelques minutes, mais avant peu, certaines personnes vont commencer à expérimenter des conflits. Elles voudront aller dans deux groupes différents qui sont censés se réunir à la même heure. Ou alors, deux groupes différents planifieront de se réunir au même endroit, au même moment. Quand vous sentez que cela se produit, ou même si vous ne l'avez pas senti, levez-vous pour obtenir l'attention du groupe. Vous pourrez avoir à élever la voix, mais le bruit ne fait pas mal.

« Certains d'entre vous ont peut-être trouvé quelques conflits, mais cela devrait être facile à résoudre. C’est appelé de la négociation. Si vous voulez aller à la rencontre de deux groupes en même temps, trouvez les animateurs des groupes et regardez si vous pouvez les fusionner ou modifier leurs horaires. Bien entendu, s’ils ne le font pas, il vous suffira de faire un choix. C'est comme cela que la vie fonctionne. »

« A partir de maintenant - vous êtes libre. Dès que votre groupe est prêt à aller travailler, allez-y.

Nous nous retrouvons tous ici à ______ [Nouvelles du soir, Séance de clôture, ou autre ]. »

Nous trouvons très utile à ce stade que l’animateur du Forum Ouvert quitte la salle, pour une tasse de café par exemple. De façon subtile, cela témoigne que chaque participant ainsi que l'ensemble du groupe sont désormais responsables de ce qui se passe.

A partir de là, le rôle de l’animateur sera infiniment moins visible, mais très important. Il y a bien sûr, plusieurs choses spécifiques à faire, telles que la Convocation du matin, les Annonces, les Nouvelles du soir, et la Séance de clôture.

L’animateur doit également organiser la collecte des rapports des groupes, si un compte-rendu formel ou un relevé de décisions est requis. Cela peut être aussi simple qu’une retranscription sur un paper-board, ou mieux encore, en s’assurant que le système de conférence par ordinateur est en place, accessible et utilisé.

Une des actions les plus importantes à faire pour l’animateur est de prendre soin de la salle et du mur où se trouve l'ordre du jour créé. Il pourra passer beaucoup de temps dans cette pièce, pour ramasser parfois les tasses à café ou pour recoller les sujets de l’agenda qui se seront décollés. Cela peut sembler trivial et inutile, mais au niveau symbolique, c’est une puissante affirmation de la préoccupation de l’animateur, du chef de file pour l'espace commun. Sur un plan plus pratique, il s'avère souvent que la salle de réunion centrale joue le rôle de lieu de « contrôle de la mission. » C'est l'endroit où tout le monde, tôt ou tard, fait un saut pour voir ce qui se passe, ou bien regarde où aller après. Simplement en étant là, il est possible de garder un œil sur la façon dont tout se passe.

Cependant, la fonction principale de l’animateur n'est pas de faire spécifiquement certaines choses, mais plutôt de maintenir l'atmosphère du Forum Ouvert. Dans la plupart des cas, cela implique un peu plus que de marcher un peu partout et de voir comment vont les choses. Quand des difficultés apparaissent, il est important de ne pas les prendre en charge, mais plutôt de renvoyer la responsabilité en retour à ceux qui ont besoin de l’avoir.

Par exemple, il n'est pas improbable que l'un ou deux des participants se trouvent un peu perdu et viennent voir l’animateur en attendant qu'il leur dise quoi faire. Une réponse appropriée serait une question - "Que voulez-vous faire ?", suivi avec l'assurance qu'il n'y a rien de mal, à ne rien faire.

Cela peut vouloir dire que la contribution de certaines personnes sera d’être assis sous un arbre, à penser par eux-mêmes. Le résultat de cette réflexion peut apparaître dans une session ultérieure, aux Nouvelles du soir ou six semaines plus tard, lors d'une réunion de l'entreprise. Un Forum Ouvert exige une réelle liberté et une réelle responsabilité de chacun.

Parfois, il arrive que des participants se sentent trop zélés et pensent que leurs idées sont tellement importantes ou puissantes que tout le monde (dans un groupe particulier ou même dans toute la conférence) doit accorder son attention et les écouter. Celui-ci doit être étouffé dans l'œuf - soigneusement. La façon de faire n'est pas de contester directement la personne, mais plutôt de rappeler au groupe la Loi des deux pieds. Si tout le monde veut vraiment l'écouter, ils pourront le faire. Mais si ce n'est pas le cas, ils ont deux pieds qu’ils devraient utiliser. Il n'est pas nécessaire d'argumenter et de crier, juste remercier le groupe et de partir. Les égocentriques comprennent rapidement le message, quand tout le monde s'en va.